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Un SDA ha de permitir estructurar los diferentes procesos de tratamiento documental, desde el momento en que se producen los documentos, en cada oficina o unidad, hasta que se remiten y llegan, para su custodia definitiva, al archivo.

En la organización, desarrollo y coordinación del SDA han de coincidir e implicarse instancias relacionadas con el gobierno de la Diócesis, la producción documental y el archivo. El ámbito para su aplicación es la red de unidades de la administración diocesana y las bases para su funcionamiento habrán de tener en cuenta:

La Evaluación y Estudio en las Unidades Productoras

  • De los sistemas de producción documental en cada una de las oficinas de gestión
  • De las tipologías documentales producidas por las diferentes unidades diocesanas
  • De los períodos de vigencia administrativa y necesidades de consulta por la unidad productora, para el establecimiento de los plazos de remisión de la documentación al AHDV-GEAH
  • De la necesidad y/o adaptación de medios humanos y materiales para el seguimiento de los procedimientos de archivo

El Asesoramiento desde el Archivo Central

  • A los órganos de gobierno de la Diócesis, para la aprobación y establecimiento de un marco jurídico general sobre gestión y conservación de archivos
  • Habilitando los canales de comunicación adecuados con las unidades productoras
  • Sobre normas y procedimientos de conservación, archivo y elaboración de instrumentos de control de la documentación producida
  • Sobre normas y procedimientos de reproducción, selección y expurgo documental
  • Sobre normas y procedimientos que garanticen la privacidad y preservación de la información
  • Sobre normas y procedimientos de transferencia de fondos al AHDV-GEAH
  • Sobre la creación de espacios de depósito y custodia temporal en lugares próximos a las oficinas productoras
  • Sobre preparación de unidades de instalación y espacios de depósito y custodia definitiva en el AHDV-GEAH
  • Sobre las funciones de recogida, transferencia, depósito, organización, descripción, difusión y servicio de la documentación encomendadas al AHDV-GEAH, como archivo central e histórico de la Diócesis
  • Sobre sistemas compatibles de gestión electrónica que permitan el seguimiento de los diferentes procedimientos de archivo

La Interacción entre Organos de Gobierno y Comisión Delegada

  • En la creación de un marco jurídico general para la gestión y conservación de todos los archivos de la Diócesis
  • En la adopción de acuerdos que permitan organizar y desarrollar el SDA
  • En la coordinación y seguimiento del sistema de archivos
  • En la valoración de propuestas y análisis de los estudios pertinentes
  • En la aprobación de normativas generales y específicas sobre el sistema

 


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